Tomaco har tatt en kikk på møter og møtekultur og har kjent lukten av beslutning, den slappe eimen av ubesluttsomhet og stanken av utsettelser.
Vi har lurt på hvor mange drifts- og prosjektmøter som gjennomføres hver uke, og fundert på om møtedeltagerne opplever disse som effektive.
Denne artikkelen inneholder ikke revolusjonerende utsagn om avskaffelse av møter. Vi byr på noen betraktninger om struktur, styring, ledelse, mål og måling basert på våre erfaringer fra en uhorvelig mengde møter.
I samarbeidsforhold som varer over lengre tid er det nødvendig å etablere et forum som har et fast møtetidspunkt, agenda, deltagelse – og et referat. Det finnes hyllemetere med litteratur om møter og møtekultur, og det har vært hevdet at det kastes bort mengder av tid i møter. Dette er sikkert riktig. Løsningen er ikke å kvitte seg med møtene, men å tilpasse dem til behovet.
MØTE VS. ARENA
Vi velger å bruke begrepet arena for å distansere oss fra det utslitte møtebegrepet. Vi synes begrepet møte blir litt slapt og uforpliktende, og vi vil gjerne distansere oss fra eventuelle negative assosiasjoner. Vi har sett at ved å bruke begrepet arena sikrer vi beslutnings-dyktighet gjennom struktur og tydelighet.
Våre betraktninger gjelder i en relasjon der det er en ”vinn-vinn” atmosfære. Vi møtes ikke for at den ene parten skal vinne og den andre skal tape, men vi møtes for å løse felles utfordringer. Denne typen atmosfære er heldigvis ganske vanlig i driftssituasjoner og i prosjekter. Vi dyrker god stemning og er følsomme overfor det motsatte. Dårlig stemning prøver vi å forstå og eliminere når vi treffer på den.
ARENA LIGNER PROSESS
En arena ligner på et prosesstrinn i en saksgang. Punktene kommer opp i møtene og går ut når de er løst. Arenaen har en beholdning av åpne punkter som er til behandling og arenaen har en behandlingstid.
Arena med punkter, beholdning og eskalering
Det er imidlertid noen signifikante forskjeller:
- Arenaen eksisterer kun når deltagerne møtes. Dette kan være en gang i måneden eller en gang i uken. Mellom møtene opererer deltagerne på hver sin kant og har normalt ikke mulighet til å sluttføre arenaens punkter før neste møtetidspunkt.
- Punktene kan bli liggende i arenaens beholdning lenge.
- Arenaens evne til å beslutte er helt avhengig av at deltagerne har – eller har fått låne (delegert) – fullmakt til å konkludere på punktene som er til behandling. Uten slik fullmakt, vil punktene ikke kunne konkluderes innenfor arenaens rammer.
- Punkter som ikke kan løses på arenaen, må ha en sikkerhetsventil i form av en eskaleringsmulighet. Hyppig bruk av eskalering vil være en indikasjon på at arenaen ikke fungerer.
Arenaen er en beslutningsmaskin – og det er viktig å tenke på den som det. Pass på at det ligger til rette for å bli ferdig med punktene og stopp diskusjonen før den går over i saksbehandling.
Vår arena skal møtes mange ganger og for å skape en trygg og forutsigbar atmosfære for deltagerne er det greit å ha en stram, men vennlig regi.
Her er sju tips for en stram, men vennlig regi av arena:
Tips 1: Bruk begrepet punkter
Saker er i bruk som begrep i alle mulige sammenhenger, bruk begrepet punkter i stedet. Begrepet er tydelig og enkelt.
Tips 2: Pass på at et punkt bare omhandler ett tema
Poenget med dette er at punktene ikke bare skal åpnes, men de skal også lukkes. Ved å passe på at punktene bare dreier seg om en ting av gangen blir det enklere å bli ferdig med dem.
Tips 3: Ikke la punktene endre innhold
Punktene kan, på snikende vis, endre innhold. Her gjelder det å passe på! Dersom du ser at et punkt er i ferd med å endre innhold: Lukk det gamle punktet og åpne et nytt punkt med det nye temaet.
Tips 4: Ikke sett punkter på vent
Hvis et punkt blir uaktuelt, men kan tenkes å dukke opp igjen senere, så lukk det og ta det opp igjen når det eventuelt blir aktuelt igjen.
Tips 5: Pass på at det finnes en eskaleringsvei
Din arena har alltid et begrenset mandat. Noen ganger vil temaer befinne seg i grenseland for arenaens mandat. Pass på at det finnes en eskaleringsvei og et det er «passe pinlig» å bruke den slik at det ikke skjer i utide.
Tips 6: Styr unna informasjonspunkter
Informasjonspunkter kan det være smart å samle i en egen fast seksjon i begynnelsen av møtet – med begrenset tilgjengelig tid. Vanligvis vil informasjonspunktene ikke referatføres. Dersom det er nødvendig å referatføre dem, så skal de umiddelbart lukkes slik at de ikke trekkes med videre og opptar tid i neste møte.
Tips 7: Bruk værmelding
Uanmeldte punkter kan være artige, men også truende for en arena. Uanmeldte hastepunkter med overaskende, provosende eller vanskelig innhold kan være direkte ødeleggende. Pass på at de som måtte ha med seg denne typen punkter har gitt en ”værmelding” på forhånd. Hvis deltagerne er uforberedt kommer det neppe noen konklusjon.
IKKE GLEM REFERATET
Referatet er helt essensielt, uten det kunne vi nesten ha droppet det hele. Vi skriver referatet i fart i møtet og projiserer det på veggen slik at alle kan følge med.
Referatet sendes ut på e-post eller legges på portal innen 24 timer etter at møtet er ferdig.
